Unul dintre factorii care au contribuit la dezvoltarea sectorului IT din România este lipsa nevoii de a avea o infrastructură rutieră pentru a desface produsele la nivelul Uniunii Europene sau chiar dincolo de Oceanul Atlantic. E suficient să creezi un program informatic pentru a putea trimite aproape instant produsul final pe internet. În unele cazuri e nevoie să se semneze un contract, iar deplasarea nu mai pare o opțiune ci chiar o necesitate. În realitate, contractele pot fi semnate la distanță cu ajutorul semnăturii electronice extinse, bazată pe un certificat digital calificat, care este asimilată semnăturii de mână.

Aceasta poate fi folosită în relația cu multe instituții ale statului. Se pot semna declarații fiscale pentru ANAF, se pot trimite documente la Oficiul Român pentru Drepturile de Autor sau la OSIM pentru înregistrarea unei mărci. Practic, semnătura electronică ne poate scuti de foarte multe drumuri, câștigând timp pentru activitatea creativă.

Ce este semnătura electronică? Cu ce se deosebește de semnătura olografă în format electronic?

Semnătura electronică este o serie de date în formă electronică care servesc ca metodă de identificare atunci când sunt atașate sau logic asociat cu alte date în formă electronică. Aceasta ar fi pe scurt definiția ce s-ar putea extrage din Legea 455/2001 privind semnătura electronică. Un fișer este alcătuit dintr-o înșiruire de biți. Atunci când îi aplicăm semnătura electronică, acestei înșiruiri de biți i se adaugă încă un șir de biți.

Ceea ce face diferența între semnătura electronică și semnătura olografă în format electronic este că prima poate asigura identitatea semnatarului și poate garanta că documentul nu a mai fost modificat după semnare. Semnătura olografă poate fi decupată de pe un document, pentru a putea fi atașată altuia, de orice persoană, fără ca acest lucru să fie depistabil. De asemenea, documentele digitale semnate olograf pot fi modificate, fără a se putea observa.

Semnătura electronică extinsă

Semnătura electronică este de mai multe tipuri, în funcție de certificatul digital pe care se bazează. Doar semnătura electronică extinsă, bazată pe un certificat digital calificat și generată cu ajutorul unui dispozitiv securizat poate avea valoarea legală a unui înscris sub semnătură privată. Pentru a elimina limbajul ce ține de tehnica juridică, putem spune că semnătura electronică extinsă de pe un document digital are aceeași valoare juridică precum semnătura de mână de pe un document convențional (contract pe hârtie, spre exemplu).

Cine poate folosi semnătura electronică? De unde poate fi obținută?

Semnătura digitală poate fi folosită de orice persoană care deține o pereche funcțională alcătuită dintr-o cheie publică și o cheie privată obținută de la un furnizor de servicii de certificare, împreună cu un certificat digital. Nu există limite legale în ceea ce privește persoanele care pot folosi semnătura electronică.

În ceea ce privește furnizorii de servicii de certificare există o serie de obligații impuse prin Legea 455 din 2001 privind semnătura electronică. Dacă sunt respectate aceste obligații, certificatele digitale eliberate de furnizorii acreditați în România sunt recunoscute în unele state din UE Cehia, Slovenia, Ungaria, Portugalia, Danemarca, Slovacia, Polonia, Suedia, Letonia, Lituania, Finlanda și Germania. Cei mai cunoscuți furnizori de certificate digitale din țara noastră sunt CertSign, Centrul de Calcul SA, Digi Sign, Alfa Trust etc.

În ce scop poate fi folosită semnătura electronică

Legea nu prevede limite nici în ceea ce privește scopul folosirii semnăturii electronice. E suficient ca folosirea ei să nu se facă cu rea intenție, cu scopul de a face rău cuiva sau de a altera o valoare socială ocrotită printr-o normă juridică. De regulă, semnătura electronică este folosită pentru semnarea unor contracte și în relația cu anumite instituții ale statului cum ar fi ANAF, ORDA, OSIM, Registrul Comerțului, CNAS etc.

Semnătura electronică poate fi atașată oricărui document generat cu ajutorul unui program informatic. Putem enumera aici documentele generate cu ajutorul editoarelor de text, foto, programele de calcul tabelar etc. Simpla atașare a semnăturii electronice pe un astfel de document nu generează automat efecte juridice. Semnătura poate fi folosită pur și simplu pentru a atesta faptul că un anumit document a fost avut în vedere de o anumită persoană.

Avantajele folosirii semnăturii electronice

Unul dintre principalele avantaje ale folosirii semnăturii electronice l-am avut în vedere la începutul articolului. Câștigăm timp prin faptul că nu mai e nevoie să ne deplasăm pentru a semna contracte. Câștigăm de asemenea timp pentru că nu trebuie să mai mergem la ANAF pentru a depune declarațiile fiscale, pentru că nu trebuie să mai mergem la ONRC pentru a depune diverse documente și lista poate continua.

Viteza cu care putem face schimb de documente, în deplină siguranță și confidențialitate, este un avantaj pe care nu îl putem neglija. În prezent, viteza de reacție poate fi esențială în dezvoltarea unei afaceri, în diminuarea pierderilor, în fructificarea unor oportunități.

Semnătura digitală ajută să se facă economii la propriu, nu doar economii de timp. Nu mai e nevoie ca documentele să tipărite la imprimanta pentru a fi semnate. Ele pot fi imprimate chiar și după semnare, dar acesta lucru se transformă dintr-o obligație într-o alternativă. De asemenea, nu mai e nevoie să se amenajeze un spațiu de arhivare. Arhivarea digitală este mult mai ieftină, mult mai sigură și mai accesibilă.

 

Firma Delfin Software utilizează semnatura electronica achiziționată de la CertSign în relația sa cu ANAF.

Cu un certificat digital calificat (necesar pentru a putea genera o semnătura electronică extinsă) se mai poate interacționa și cu:

  • CNAS (Casa Naţională de Asigurări de Sănătate)
  • ITM (Inspectoratul Teritorial de Muncă)
  • SEAP
  • Monitorul Oficial
  • CNVM (Comisia Naţională a Valorilor Mobiliare)
  • Depozitarul Central
  • ONRC (Oficiul Naţional al Registrului Comerţului)

Listă cu exemple de declarații ce se pot depune online la ANAF (Agenţia Naţională de Administrare Fiscală) prin intermediul semnăturii digitale:

  • 100 Declaraţie privind obligaţiile de plată la bugetul de stat
  • 600 Declaraţie privind venitul asigurat la sistemul public de pensii
  • 106 Declaraţie informativă privind dividendele cuvenite acţionarilor
  • 392B Declaraţie informativă privind livrările de bunuri şi prestările de servicii efectuate în anul
  • 300 Decont de taxa pe valoarea adăugată
  • 208 Declaraţie informativă privind impozitul pe veniturile din transferul proprietăţilor imobiliare din patrimoniul personal
  • 220 Declaraţie privind venitul estimat/norma de venit
  • 223 Declaraţie privind veniturile estimate pentru asocierile fără personalitate juridică şi entităţile supuse regimului transparenţei fiscale
  • 204 Declaraţie anuală de venit pentru asocierile fără personalitate juridică
  • 710 Declaraţie rectificativă
  • 390 VIES Declaraţie recapitulativă privind livrările/achiziţiile/prestările intracomunitare
  • 130 Decont privind impozitul la ţiţeiul din producţia internă
  • 205 Declaraţie informativă privind impozitul reţinut la sursă şi câştigurile/pierderile realizate, pe beneficiari de venit
  • 101 Declaraţie privind impozitul pe profit
  • 392A Declaraţie informativă privind livrările de bunuri şi prestările de servicii efectuate în anul …
  • 393 Declaraţie informativă privind veniturile obţinute din vânzarea de bilete pentru transportul rutier internaţional de persoane, cu locul de plecare din România
  • 112 Declaraţie privind obligaţiile de plată a contribuţiilor sociale, impozitului pe venit şi evidenţa nominală a persoanelor asigurate
  • 230 Cerere privind destinaţia sumei reprezentând până la 2% din impozitul anual pe veniturile din salarii şi asimilate salariilor
  • 394 Declaraţie informativă privind livrările/prestările şi achiziţiile efectuate pe teritoriul naţional
  • 104 Declaraţie privind distribuirea între asociaţi a veniturilor şi cheltuielilor
  • 200 Declaraţie privind veniturile realizate din România
  • 120 Decont privind accizele
  • 400 Declaraţie informativă privind veniturile din economii obţinute din România de persoanele fizice rezidente în state membre ale Uniunii Europene, ţări terţe şi teritorii dependente sau asociate

Începând din anul 2018 ANAF nu mai primește declarații pe hârtie, ci doar online, semnate electronic.